英語ビジネスメール│添付ファイルのやり取りで使えるフレーズ集

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取引先や社内のメールなどビジネスシーンで今や日常的にやり取りされる『添付ファイル』。

英語で添付ファイルをやり取りする際、やり取りで使うフレーズやマナーって気になりますよね。。。

本記事の内容

  • 添付ファイルを送付する際のマナー
  • 添付ファイルがあることを伝えるフレーズ
  • 添付忘れを相手に教えるフレーズ
  • 添付忘れをお詫びするフレーズ

この記事を書いている私はヨーロッパで現地企業に就職して2年目です。

現在勤めている会社の社内公用語は英語なので、日常的に英語でビジネスメールのやり取りをしています。

この記事は、『もっとスムーズに英語メールで添付ファイルをやり取りできるようになりたい』という方に向けて書いています。

この記事を読むことで、英語で添付ファイルのやり取りをする時のマナーや、添付ファイルがある時のビジネスメールの書き方がイメージできるようになると思います。

英語メールで添付ファイルのやり取りをするシーンで、よく使われるフレーズもまとめてみました。

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添付ファイルを送付する際のマナー

英語でメールをやり取りする場合のマナーは、 基本的に日本のビジネスメールで添付ファイルを送付する際のマナーと同じです。

メール本文に添付ファイルがあることを一言添えておく、もしくは添付したファイルの概要を本文に書いておくのが一般的です。

これにより、相手が出先からスマホでメールをチェックしていても、ファイルを開封せずに何が送られてきたのかを把握することができます。

また、添付したファイルの概要を本文に書いておくことで、ファイルを添付するのを忘れてしまった場合でも、相手が添付漏れに気づいて、知らせてくれる確率が高くなります。

私も実際に相手先から送られてきたメールに、添付ファイル2つのうちの1つが添付漏れしているのを本文の内容から気づいたことがあります。

添付ファイルがあることをメールの本文中に記載していない場合、添付ファイルに気づいてもらえない可能性も出てきます。

確実に添付ファイルを相手に開いてもらうためにも、メール本文に添付ファイルがあることを書いておくようにしましょう。

添付ファイルがあることを伝えるフレーズ

添付ファイルがあることを送信相手に伝えるために使えるフレーズには色々あります。

Please find/see the attached document.

(添付資料をご覧ください。)

Please  find/see the attachment.

(添付ファイルをご覧ください。)

The requested document is attached to this email.

(要求された資料をこのメールに添付しています。)

The attached file is the document that you requested.

( 添付ファイルは、あなたの要求した資料です。 )

Relevant information is in the attached file.

(関連情報は添付ファイルにあります。)

Attached are the minutes from our meeting.

(会議の議事録が添付されています。)

I’ve attached the report you requested.

(あなたの要求したレポートを添付しています。)

I’m sending you the invoice you requested.

(あなたの要求した請求書を請求書をお送りします。)

I’m sharing the report with you.

(あなたとレポートを共有します。)

Please see the attached presentation for more details.

(詳細については、添付のプレゼン資料をご覧ください。)

Please refer to the attached document for more details.

(詳細については、添付の資料を参照してください。 )

Let me know if you have any questions about the attachment.

( 添付ファイルについて質問がある場合はお知らせください。 )

添付忘れを相手に教えるフレーズ

受け取ったメールに添付ファイルが見当たらない場合、送信相手に悪い印象を与えずに、 どうやって添付忘れを伝えたらいいのか悩みますよね。。。

色々悩んだ結果に私がたどり着いたのが、下記の➀~➂を組み合わせてメールを返信する方法です。

  お礼を言う

 添付ファイルが見当たらないことを伝える

 もう一度送りなおしてくれないか尋ねる

Thank you for sending me this, but the attachment appears to be missing. Could you please resend it?

それぞれ➀~➂の部分で使えるフレーズをまとめてみました!

シーン別にそれぞれフレーズを組み合わせて活用してみてください。

お礼を言う

Thank you for sending me this,(これを送ってくれてありがとう。)

Thank you for your email,(メールありがとう。)

添付ファイルが見当たらないことを伝える

but the attachment appears to be missing.(でも、ファイルが添付されてないようです。)

but I can’t find any attachments on your email.(でも、メールに添付されているファイルが何も見当たりません。)

but I didn’t receive the attachment.(でも、添付ファイルを受け取っていません。)

but I didn’t get any attachments.(でも、添付ファイルを何も受け取っていません。)

もう一度送り直してくれないかを尋ねる

Can/Could you please resend the email with the attachment?(ファイルを添付したメールを再送していただけますか?)

Can/Could you please resend it?(それを再送していただけますか?)

Can/Could you please send it again?(それをもう一度送っていただけますか?)

ファイルのフォーマットに問題があって開けない場合は、 ➁でファイルを開けないことを伝えて、➂で他のフォーマットで再送してくれないかを尋ねてみるのもいいかもしれません。

I’m afraid I can’t open the attachment. Could you send it again in (.pdf) format, please?

(恐れ入りますが、添付ファイルが開けません。もう一度PDF形式で送っていただけますか?)

添付忘れをお詫びするフレーズ

メール送信後に、ファイルを添付するのをうっかり忘れてしまった場合に使えるフレーズです。

相手に指摘される前に添付忘れに気付いてメールを送る場合

Sorry, I forgot to include the attachment.(すみません。ファイルを添付するのを忘れてしまいました。)

Sorry, one of the attachments was missing from my previous email. (すみません。前回のメールで、添付ファイルの内の一つを添付するのを忘れてしまいました。)

相手に添付忘れを指摘された場合の返信メール:

My apologies, here is the attachment.申し訳ございません。これが添付ファイルです。)

Sorry about that. Here is the attachment.(すみません。これが添付ファイルです。)

相手に間違えたファイルを送ってしまった場合に使えるフレーズ!

Sorry, I attached the wrong file in my last mail. Here’s the correct one.

(すみません。前回のメールで間違ったファイルを添付してしまいました。これが正しいものです。)

まとめ

この記事では、英語で添付ファイルをやり取りする際に重要なマナーやフレーズをご紹介しました。

  • 添付ファイルを送付する際のマナー
  • 添付ファイルがあることを伝えるフレーズ
  • 添付忘れを相手に教えるフレーズ
  • 添付忘れをお詫びするフレーズ

この記事で紹介した、英文フレーズは日常でもそのまま使えるものばかりです。

英語で添付ファイルをやり取りする機会がありましたら、ぜひ参考にしてみてください。

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